В статье рассмотрим вопрос правильного и удобного хранения первичных документов, их архивирования и уничтожения
Когда речь заходит о каких-то документы, мы обычно представляем комнату, где на столах и в шкафах накопились кипы бумаг, при первом попавшемся протяжении разлетаются по комнате. Всюду царит беспорядок, люди роются в этих бумагах в поисках какой-то мелких справки, теряют кучу времени, ничего не находя ...
Так бывает, но мы постараемся предотвратить проблему. Рассмотрим теперь вопрос правильного и удобного хранения первичных документов, их архивирования, ну а в конце и уничтожения. Однако не забывайте, что время идет, поэтому и документы теперь должны не только бумажные, но и электронные. Документы в электронной форме требуют к себе тоже внимательного отношения и знания правил обращения с ними.
Содержание статьи:
первичные документы
Начнем с выяснения предмета нашего исследования. Что есть первичные документы? А без них не обходится ни одна хозяйственная операция. Собственно по законодательству можно определить, что первичные документы - это документы, где найдем сведения о хозяйственной операции, а сами они подтверждают ее осуществления. Но позже Законом Украины от 03.11.2016 № 1724-VIII это определение несколько изменили. Сейчас будем ориентироваться на такое определение первичных документов: документы должны письменную или электронную форму; в них зафиксирован факт проведения хозяйственной операции.
Указанные документы обладают рядом обязательных реквизитов. А именно: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ; название документа (формы); дата и место составления; содержание и объем хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и / или стоимостном выражении); должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личный или электронная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в проведении хозяйственной операции.
►Працевлаштування инвалидов. Будьте внимательны!
Последние изменения в перечень реквизитов документов касаются места их сборки - теперь его отмечать не нужно. Кроме того, в последнее время уже можно идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции, то есть изъято аналог собственноручной подписи или подписи, приравненного к собственноручной подписи (см. Закон Украины «Об электронной цифровой подписи»).
Выяснили, что имеем следить как зеницу ока, а теперь определимся, как должны это делать.
Хранение первичных документов
Нормативные документы подчеркивают, что документы первичного учета в любом учреждении или на предприятии хранят в течение срока, установленного Налоговым кодексом. Как определить этот срок? В зависимости от цели хранения определяем срок давности. Учреждение обязано вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств. Собственно учет ведут на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов.
►Робота в ночное время: начисляем оплату правильно
В Налоговом кодексе Украины есть прямое требование об обязательстве учреждения как налогового агента хранить первичные документы. Так, в п «б» п. 176.1 НК указано, что налогоплательщики обязаны, в частности, хранить в течение срока давности, установленного ПК, документы первичного учета. Если речь идет о первичных документах, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, то они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются эти документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного ПК предельного терме на представление такой отчетности. То есть уже есть определенная цифра - 1095 дней! Но эти сроки хранения документов являются минимальными, их нельзя сокращать.
К электронному документообороту требования не менее строгие. А сроки хранения документации на электронных носителях тождественны срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
►Враховуемо особенности исчисления зарплаты педработников ДОУ
Кроме упомянутых нормативных источников есть еще Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5. Он разделяет все документы на две группы, а в зависимости от группы уже определяется и срок хранения.
Организации, в деятельности которых создают документы Национального архивного фонда (НАФ), относятся к первой группе (государственные и коммунальные организации). Государственные и коммунальные организации - источники формирования НАФ - передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивных отделов городских советов в обязательном порядке, а другие организации - на основании соглашений между владельцем документов и соответствующей архивной учреждением.
Организации, в деятельности которых не создают документы НАФ, принадлежат ко второй группе. Эти организации сохраняют свою документацию согласно п. 336 р. I упомянутого Перечня. А именно: первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, должны храниться в течение трех лет при условии завершения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. Имеются в виду кассовые, банковские документы, ордера, сообщение банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей , счета-фактуры, авансовые отчеты и др. Учитывая отдельные случаи возникновения споров (споров), возбуждение уголовных дел, открытие судами производства по делам - такие документы хранятся до принятия окончательного решения.
Полезная статья
А если документ исчез ?! Многие иметь хлопоты. К примеру, учреждение, в котором утеряна, повреждена или случайно досрочно уничтожено первичный документ, должен в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета. В дальнейшем утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган, следует восстановить.
Кроме того, предусмотрено и ответственность за нарушение хранения первичных документов. Это штраф в размере 510 гривен (по ст. 121 НК). Должностное лицо, осуществляющее руководство учреждением в соответствии с законодательством и учредительными документами, несет персональную ответственность за организацию бухгалтерского учета; за обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах; за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет.
Нельзя обойти вниманием сложную ситуацию на территории Крыма и в зоне проведения АТО. Первичные документы на этой территории сохраняют по тем же правилам, что и на остальной территории Украины. По действующему законодательству Украины налогоплательщики не освобождаются от обязанности восстановления документов, хранящихся на территории свободной экономической зоны «Крым» (см. Письмо ДФС от 07.09.2016 № 19342/6 / 99-99-15-02-02-15 ).
���А вы готовы к проверке на правильность использования средств Фонда социального страхования?
По восстановлению первичных документов, хранящихся в зоне проведения АТО, в Законе Украины «О временных мерах на период проведения антитеррористической операции» от 02.09.2016 № 1669-VII (далее - Закон № 1669-VII). В ст.10 указано, что в течение срока действия Закона № 1669-VII единственным надлежащим и достаточным документом, подтверждающим наступления обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора), имевших место на территории проведения АТО, как основания для освобождения от ответственности за неисполнение обязательства "обязательств, сертификат Торгово-промышленной палаты Украины. Никакие нормы Закона не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановления документов и соблюдения других требований, определенных ПК.
Как и на остальной территории, на территории Крыма и в зоне проведения АТО за ненадлежащее хранение документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных сроков налогоплательщик не обойдет уплаты штрафа.
►Враховуемо особенности исчисления зарплаты педработников ДОУ
А теперь время посмотреть, где именно должны храниться наши документы.
После надлежащей обработки первичные документы передают в архив. До этого момента их хранят в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах. Ответственность за это несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером. Хранение первичных документов, а также оформление и передачу их в архив контролирует руководитель бухгалтерской службы. Дальнейшую судьбу этого сокровища определен в Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5. Они обращают внимание на таки условия: документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях; изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается. Экспертизу ценности документов проводить ежегодно. Начало течения срока хранения документов стартует с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2016 году, начинается с 1 января 2017 года.
Полезная статья
Акт уничтожения бухгалтерских документов
По истечении срока хранения документы уничтожают. В архиве составляют акт об изъятии для уничтожения документов, но не забывайте - только после надлежащей экспертизы документов. Дела включают в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. К примеру, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2016 году, могут включаться в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2022 года.
Акты на уничтожение утверждает руководитель учреждения, после чего документы можно уничтожить. Дела, отобранные для уничтожения, передают организациям по заготовке вторичного сырья по накладным. В накладных отмечают вес макулатуры, переданной для переработки. В актах об изъятии документов для уничтожения также отмечают дату сдачи документов, их вес и номер накладной.
Мы рассмотрели все вопросы, упомянутые во введении, но на всякий случай продублируем такой момент нашего материала: срок хранения первичных бухгалтерских документов может продолжаться. Если возникают споры (споры), возбуждено уголовное дело, открыто судами производства по делам, такие документы хранятся до принятия окончательного решения, а не обязательные три года. Поэтому спешите медленно!
Что есть первичные документы?Как определить этот срок?
?�А вы готовы к проверке на правильность использования средств Фонда социального страхования?